RU (495) 989 48 46
Пленка на бампер

АНТИГРАВИЙНАЯ ЗАЩИТА БАМПЕРА

 

Гтд это что


ГТД — что это, как оформляется ГТД и что такое ГТД на автомобиль

Возможно, многие автолюбители хоть раз в своей жизни слышали упоминание аббревиатуры ГТД. Не многие придают этому значение. К тому же часто существует вероятность увидеть данное сочетание трёх букв в каких-либо документах. На практике с этими загадочными тремя буквами может столкнуться каждый владелец авто, так что будет нелишним узнать, что это и что из себя представляет.

Как расшифровывается ГТД и что это такое?

Для начала следует перейти к расшифровке самой аббревиатуры, которая может быть многим просто непонятна. ГТД — это грузовая таможенная декларация. Данный документ необходим при пересечении государственной границы, так как именно в нём автолюбитель обязан указать определённую информацию о нём самом, а также о том грузе, который он намеревается перевезти через границу. Но составляется он в определённом случае.

Как задекларировать товары, провозимые через границу?

Существует два способа, позволяющие задекларировать товары, который автолюбитель везёт с собой и собирается пересечь с ними границу. Оба способы различаются тем, что применяются они в разных ситуациях.

Итак, осуществить декларирование товаров, провозимых через границу можно двумя способами:

  1. Первый способ относительно прост, так как владельцу авто придётся предоставить в соответствующие органы специальное заявление, который скорее можно назвать полуофициальным. Данный письменный документ должен быть составлен в произвольной форме и содержать в себе информацию о том имуществе, которое владелец транспортного средства намеревается перевезти через границу. Такой способ применим только в тех случаях, когда общая стоимость имеющихся товаров не превышает 100 евро. Также следует помнить о том, что товары не должны являться предметом налогообложения, а также иметь каких-либо ограничений на перевозку. Что потребуется указать в заявлении:
    • Наименование лица, которое осуществляет перевозку декларируемого имущества через границу, а также указание его юридического адреса;
    • Наименование всех имеющихся товаров. При этом в обязательном порядке требуется указать их количество и коды;
    • Таможенный режим;
  2. Второй способ будет рассмотрен в данной статье подробнее, так как именно тут понадобится оформление ГТД. То есть, данный способ предусматривает предоставление в таможенные органы грузовой декларации. Больше информации, касающейся ГТД, будет предоставлено читателю далее.

Особенности заполнения грузовой таможенной декларации

Чтобы задекларировать перевозимые товары с использованием ГТД, автолюбителю необходимо составить в письменной форме особое заявление, которое бы содержало необходимую информацию о лице, осуществляющем перевоз товаров, а также сведения непосредственно о самом товаре. Данное заявление заполняется на бланках ТД1 и ТД2. То, что заявление должно составляться на двух листах – неспроста. Дело в том, что первый бланк является основным листом городской таможенной декларации, а второй соответственно добавочным.

ТД1 включается в себя четыре самокопирующихся листа:

В том случае, если требуется осуществление декларирования товаров сразу нескольких наименований, используется форма ТД2, которая является неотъемлемой частью составляемых грузовых таможенных деклараций.

Таможенное оформление и контроль

Теперь следует указать значение подаваемых грузовых таможенных деклараций непосредственно для таможенных органов. Возможно, среди читателей найдутся те люди, которые интересуются этим вопросом.

ГТД является весьма важным документом для органов контроля. Дело в том, что именно благодаря подаваемым грузовым таможенным декларациям, сотрудники таможни могут осуществлять контроль всех товаров, перевозимых через российскую границу. Также данный документ содержит некоторые сведения и о лице, которое осуществляет перевозку декларируемых товаров.

Вместе с ГТД в таможенные органы в обязательном порядке представляются и другие документы:

Грузовая таможенная декларация на автомобиль

Теперь стоит перейти к информации, которая уж точно заинтересует большинство автолюбителей, которые будут читать данную статью. Речь пойдёт о том, что нужно предпринять гражданину РФ, желающему поставить автомобиль иностранного производства. В этом случае, ему обязательно потребуется предоставить в ГИБДД грузовую таможенную декларацию на автомобиль. Что это такое будет рассмотрено далее.

ГТД должна быть оформлена распорядителем груза, а затем заверена таможенным инспектором. Грузовая таможенная декларация является тем самым документом, который будет являться основанием для пропуска перевозимых через государственную границу товаров.

В том случае, если транспортное средство завозится в Российскую Федерацию юридическим лицом, автосалон обязан выдать покупателю копию ГТД, которая была предварительно заверена. Здесь от покупателя автомобиля потребуется проявить наблюдательность и дотошность. Настоятельно рекомендуется сверить VIN-код приобретаемого транспортного средства с теми цифрами и данными, которые указаны в ПТС авто. Дело в том, что если будет допущена ошибка и в ГИБДД найдут несоответствие, то в регистрации авто будет немедленно отказано.

Также бывают случаи, когда физическое лицо осуществляет покупку нового транспортного средства из-за границы. Тут уже будут свои нюансы. От покупателя потребуется предъявить не только ПТС, но и таможенный приходный ордер. Данное правило касается не только новых транспортных средств, но и подержанных.

Номер грузовой таможенной декларации

ГТД содержат четыре части, которые разделены определённым символом — «слэш». Это и является номером грузовой таможенной декларации. Следует помнить, что данный номер не является простым произвольным набором цифр. Что могут означать цифры, содержащиеся в номере ГТД, будет разъяснено ниже:

  1. Первая часть декларации представляет собой номер таможенного поста, который состоит из восьми символов;
  2. Вторая часть содержит определённую информацию о дате предоставления грузовой таможенной декларации органам таможенного контроля. Формат, в котором указывается дата, следующий – д/м/г. Следует помнить тот факт, что год не указывается полностью. ГТД содержит лишь две последние его цифры;
  3. Третья часть отображает порядковый номер поданной таможенной декларации. Состоит этот номер из семи цифр, причём первая цифра может быть заменена на букву «П»;
  4. Четвёртая часть — это номер товара в грузовой таможенной декларации. Данный номер состоит только из цифр.

Все вышеуказанные четыре части вместе образуют номер грузовой таможенной декларации. Данный номер является необходимым в условиях осуществления контроля законного перемещения товаров через границу.

Всегда ли обязательно заполнять ГТД и дополнительные документы?

Следует помнить, что грузовая таможенная декларации содержит как основные, так и добавочные листы. Обязательным приложением к ГТД является декларация таможенной стоимости (ДТС). Данный документ закрепляется за всеми товарами, которые облагаются НДС, акцизными платежами и таможенными пошлинами. Выше уже было указан момент, касающийся оформления ГТД на автомобиль. Но следует уточнить, нужно ли заполнять ДТС на транспортное средство, перевозимое через границу?

Ответ, конечно, будет положительным. Конечно, заполнять ДТС на автомобиль, которое ввозится на территорию Российской Федерации, нужно в обязательном порядке. Конечно, есть и свои исключения, касающиеся тех импортируемых транспортных средств, которые могут обойтись без заполнения на них декларации таможенной стоимости по определённым основаниям, установленным существующими законодательными актами.

ДТС не заполняется в следующих случаях:

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

что это и как работает — статьи на Skillbox

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

  1. Что это за задача?
  2. Какой должен быть результат?
  3. Нужны ли какие-то действия?
  4. Если да, то какое действие следующее?
  5. Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

  Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

  Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

  Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

  Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

Что такое Декларация на товары / ДТ / ГТД. ВЭД Глоссарий - онлайн словарь основных таможенных понятий

один из видов таможенных деклараций, используемый при помещении товаров под таможенные процедуры, за исключением таможенной процедуры таможенного транзита, в котором указываются основные сведения о товаре, необходимые для его выпуска.

Декларация на товары (ДТ) – документ, который необходимо подавать в таможенный орган при совершении перевозок экспортных и импортных грузов.

Ранее этот документ назывался ГТД – грузовая таможенная декларация, но с 1 января 2011 года, после принятия Таможенного кодекса Таможенного союза, было введено новое наименование - Декларация на товары (ДТ).

Подача ДТ в таможню подтверждает законность перемещения товара через таможенную границу.

Указанные в ДТ сведения должны полностью соответствовать фактическим данным о грузе, а также получателе и отправителе. Предоставление недостоверных данных в ДТ может повлечь административную ответственность в виде штрафа, а в некоторых случаях конфискацию груза.

Декларация на товары содержит:

К декларации прикладываются документы, указанные в перечне.

Декларация на товары заполняется и подается декларантом (грузовладельцем или таможенным представителем, действующем по его поручению) в таможенный орган в электронной форме, в некоторых случаях на бумажном носителе.

Таможенный инспектор проверяет ДТ, и в случае отсутствия вопросов регистрирует ее, списывает таможенные платежи и подтверждает выпуск товара. Если в декларации обнаруживаются ошибки или недостающие документы, то ее возвращают на доработку декларанту. По законодательству выпуск товара не должен превышать одного рабочего дня, при условии правильного заполнения ДТ декларантом и предоставлении всех необходимых документов.

Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:
  1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
  2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
  3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
  4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

Разумеется, книги Дэвида Аллена: они помогают и новичкам, и опытным пользователям проникнуться философией GTD, применять её в работе и личной жизни, научиться использовать на практике.

И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

расшифровка, правила и образец заполнения :: SYL.ru

Юридические и физические лица, которые перемещают товар через границу России в коммерческих целях, называются участниками внешнеэкономической деятельности – ВЭД. Таможенные органы РФ контролируют законность внешнеэкономической деятельности участников. Для того чтобы бизнес, связанный с вывозом (импортом) или ввозом (экспортом) товара через границу был успешным, участники ВЭД обязаны соблюдать правила оформления соответствующей документации. И прежде всего это правило распространяется на оформление ГТД – расшифровка аббревиатуры означает грузовую таможенную декларацию.

Задачи распорядителя груза

При экспортных и импортных перемещениях грузов основным действием участника ВЭД остается его декларирование и оформление соответствующего документа на вывоз (ввоз).

Оформление грузовой таможенной декларации при перемещении товаров производится следующими лицами:

Декларантами могут выступать только российские юридические лица и приравненные к ним в рамках таможенного законодательства индивидуальные предприниматели, перемещающие товар через границу РФ для коммерческих целей.

Необходимые сведения о товаре, его стоимости, отправителе, получателе и другие данные фиксируются в декларации. Без оформления этого документа таможня не пропустит груз к перемещению через границу.

ГТД: расшифровка и пример необходимой информации в документе

Перечень сведений, содержащихся в грузовой декларации, подразделяется на следующие основные блоки:

Важно! Любое расхождение между заявленными в декларации и фактическими данными повлечет задержку таможенных процедур, обернется дополнительными расходами на кругленькую сумму.

Перечень документов для оформления ГТД

Транспортировка грузов между различными государствами требует наличия обязательного пакета документов, предъявляемых участником ВЭД на таможне.

Для прохождения контроля и оформления ГТД потребуется:

Документы для оформления импорта

Перемещение товаров через таможенную границу РФ может быть направлено на ввоз или вывоз. Документы, сопровождающие оформление ГТД для внешнеторговых сделок, различны.

Для заполнения ГТД по импорту, при расшифровке полей декларации, потребуются дополнительно:

Особенность: при реэкспорте может понадобиться сертификат формы А, доказывающий происхождение товара в России.

Особенности документов для грузов в таможенном режиме экспорта/импорта

Информационные данные, отраженные в ГТД, свидетельствуют о легитимности сделки и перемещаемого груза. Доказывают отсутствие контрафактной продукции в полном соответствии с правилами ввоза и вывоза товара на территории РФ.

Правила заполнения декларации регламентируются ФЗ № 113 "О таможенном регулировании в Российской Федерации" в редакции от 27.11.2010 г.

По своей структуре бланк таможенной декларации состоит из двух форм:

Важно. В некоторых случаях товары оформляются по описи. Она заменяет ТД 2 и применяется при отсутствии обязательной уплаты пошлин, налогов и сборов, лицензий и квот.

Требования к ГТД

Основные требования к заполнению грузовой таможенной декларации заключаются в следующем:

Поля декларации - правильное заполнение

Правила для заполнения полей декларации при экспорте и импорте одинаковы:

Ниже представлен образец полного заполнения ГТД по импорту: расшифровка по графам с указанием заполненной информации.

Более подробно о правилах заполнения деклараций, в том числе в электронном виде, можно узнать из видео ниже.

Набираем правильно: номер ГТД, расшифровка, пример создания

Любая декларация, независимо от того - экспорт или импорт оформляет участник внешнеэкономической деятельности, начинается с номера.

Вот как выглядит он в икс-формате:

хххххххх/хххххх/хххххххх

Все элементы номера декларации размещаются через разделитель, при этом пробелы между ними недопустимы.

Пример с цифрами: допустим, код таможенного органа 10101020, дата выпуска (ввоза товара) - 6 декабря 2012 года, порядковая запись в журнале - 00012503. Тогда номер декларации по этим данным будет записан так:

10101020/061212/00012503

Номер ГТД, расшифровка его цифровых элементов определяется содержанием информации, скрытой в нем и сгруппированной в три блока:

  1. Первый блок - код таможенного подразделения, осуществляющего контроль над ввозом товара.
  2. Второй - дата регистрации декларации, указываются день, месяц, две последние цифры текущего года.
  3. Порядковый номер, присваиваемый по журналу регистрации грузовых таможенных деклараций таможней, которая осуществляет регистрацию декларации. Ежегодно начинается заново, с единицы.

Специфика номера в счет-фактуре

С 1 октября 2017 года оформление счет-фактур проводится по-новому. Изменения коснулись правил заполнения графы 11. На сегодня номер ГТД в счетах фактурах при таможенном оформлении грузов - неотъемлемая часть документа.

Пример того, как будет выглядеть номер ГТД в счет фактуре, (расшифровка цифровых блоков дана в строгом соответствии с декларацией) - видно из следующей схемы:

хххххххх/хххххх/хххххххх/хх

Как указано в представленном формате, номер счет-фактуры состоит из следующих элементов:

  1. Номер грузовой таможенной декларации, которая оформляется к соответствующему бухгалтерскому документу. При этом расшифровка ГТД в счет-фактуре идентична набору элементов при формировании номера декларации.
  2. Товарная позиция: через знак косой черты в счет-фактуре указывается порядковый номер продукции из 32 графы основного или добавочного листа таможенной декларации.

Если товар оформлен списком, в этом элементе номера счет-фактуры указывается количественный порядковый пункт из списка товаров. Пробелы между элементами номера не допускаются.

Существуют случаи, когда номер ГТД в счет-фактуру заносить не нужно, например в случае импорта товара из стран ЕАЗС (Евразийско-азиатского союза).

Секреты ТН ВЭД, или как правильно определить код товара

В грузовой таможенной декларации указываются различные показатели, характерные для каждого конкретного случая перемещения грузов через таможенную границу РФ. Показатели должны соответствовать фактически перевозимым грузам.

При таможенном оформлении значение придается правильному декларированию грузов, соответствию их товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности – ТН ВЭД. От того, насколько точно выбранный код соответствует товару, зависят таможенные пошлины, сборы и платежи.

ТН ВЭД – это систематизированные коды грузов, которые приняты для обращения в международной торговле.

Разделы, подразделы и позиции товарных групп

В ТН ВЭД товары систематизированы на категории и типы, снабжены кратким наименованием и описанием.

Товарные показатели формируются по:

  1. разделам;
  2. группам;
  3. подгруппам.

Для тех грузов, которые не классифицированы в разделах или группах, применяется в ГТД расшифровка кодов следующая: "прочие" и "прочие из прочих" позиций товарной номенклатуры.

Например, заполняя декларацию в графе описания товара, надо совершить такую последовательность действий:

Описание

Коды ТНВЭД

указать через запятую четырехзначный код или указать до десяти знаков

Например, по запросу "датчик масла" будут найдены примеры декларирования с несколькими типами описания товара вида: "... датчик давления ..." "... прибор для измерения давления - датчик специал..."

Из предложенных вариантов ответов на запрос надо выбрать наибольшее совпадение по ключевым словам, которые относятся к целевой товарной группе по заявленному грузу в декларации. К примеру, на слово "трактор" поисковик ТН ВЭД может выдать коды трактора сельскохозяйственного, а также игрушечного. Внимательно определиться с товарной группой – залог успешного декларирования. Чем полнее будет запрос, тем точнее коды оформляемого груза.

Ну и, конечно, не стоит забывать о позиции "прочие" товары. На таможенном сленге такие группы называются "корзинкой". Используется, когда вашего груза нет в поименованных товарных разделах и позициях. Тогда в описании используется цепочка "прочие-прочие-прочие".

Статистика, учет и контроль

Грузовая таможенная декларация обязательна при пересечении границы в 98 странах, с которыми Россия находится в торговых отношениях. Кроме того, ГТД используется в качестве государственного учетно-статистического документа. Это осуществляется с помощью разделения листов декларации. Они распределяются в следующих направлениях:

Пройденный контроль удостоверяется разрешительными отметками на ГТД, в результате чего она становится своеобразным паспортом товара, который имеет юридическую силу в управляющих и таможенных структурах зарубежья.

что это? ГТД на автомобиль что это?

Многие слышали о ГТД. Что это такое на самом деле, знает далеко не каждый. ГТД расшифровывается как грузовая таможенная декларация. Это унифицированный документ, предоставляемый в таможенные органы, содержащий сведения о перемещаемом товаре и о перевозящем его лице.

Способы декларирования товаров, перевозимых через границу

1) Представление в органы таможенного контроля письменного заявления. Оно составляется в произвольной форме и уместно в случаях, если стоимость товаров, указанных в заявлении, не превышает 100 EUR. Здесь должно соблюдаться и еще одно условие: перемещаемые объекты не должны являться предметом налогообложения и иметь ограничений на перевозку. В заявлении необходимо указывать обязательные сведения:

- наименование лица, которое осуществляет перевозку товара и его юрадрес;

- наименование товаров с указанием их количества и кодов;

- таможенный режим.

2) Предоставление в органы таможенного контроля ГТД. Что это за документ и как он оформляется, описано далее по тексту.

Грузовая таможенная декларация: особенности заполнения

Декларирование товаров, используя ГТД, производится в форме письменного заявления, которое содержит необходимые сведения о товаре и перевозимом его лице. Оно заполняется на бланках ТД1, ТД2. Первый является основным листом грузовой таможенной декларации, второй – добавочным. Порядок представления в таможенные органы ГТД, что это за документ и как он заполняется, прописаны в нормативных актах Грузового таможенного кодекса РФ. ТД1 включает 4 самокопирующихся листа.

Когда осуществляется декларирование товаров нескольких наименований, используется форма ТД2, являющаяся неотъемлемой частью грузовых таможенных деклараций.

Таможенное оформление и контроль

ГТД: что это за документ для органов таможенного контроля? Благодаря грузовой таможенной декларации сотрудники таможни могут проконтролировать вывозимые, ввозимые через российскую границу товары. Кроме того, документ содержит подробные сведения о лице, перевозящем груз. Вместе с ГТД в органы таможенного контроля представляются и другие обязательные документы.

Грузовая таможенная декларация на автомобиль

Если гражданин РФ хочет поставить на учет автомарку иностранного производства, в ГИБДД ему необходимо предоставить ГТД на автомобиль. Что это, разберемся по порядку. Грузовая таможенная декларация входит в группу основных документов таможенного контроля при экспорте/импорте товаров.

Оформляется ГТД распорядителем груза и заверяется у таможенного инспектора. Документ является основанием для пропуска товаров через границу. Если транспортное средство завозится в РФ юридическим лицом, автосалон выдает покупателю заверенную копию ГТД. Здесь важно сверить VIN купленной машины с буквами, цифрами, указанными в паспорте транспортного средства (ПТС). Если будет допущена ошибка, ГИБДД откажет в регистрации авто. Когда физическое лицо приобретает «свежую» машину, привезенную из-за границы, помимо ПТС она должна иметь таможенный приходный ордер. Это условие относится как к новым, так и к поддержанным импортным автомобилям.

Номер ГТД

Грузовые таможенные декларации включают 4 части, которые разделены слеш-символом. Это номер ГТД. Что это, как он обозначается и для чего нужен?

Первая часть декларации представляет собой номер таможенного поста. Он состоит из 8 символов. Вторая – это дата, формата д/м/г. ГТД содержит лишь последние 2 цифры года, а не его полное обозначение. Третья часть отражает порядковый номер грузовой таможенной декларации. Он включает 7 цифр, первая из которых может быть заменена буквой П. Четвертая часть – это номер товара в ГТД, состоящий только из цифр. Все четыре части в совокупности образуют номер грузовой таможенной декларации. Он необходим для контроля законного перемещения товара через границу.

Импорт авто из Таможенного союза

Когда товар ввозится на территорию РФ из стран-членов Таможенного союза, нужно учитывать особенности его таможенного оформления. В ТС входит Республика Беларусь, Казахстан и Российская Федерация. Таможенный союз выступает в форме торговой и экономической интеграции, предусматривающей единую таможенную зону. С 1 января 2010 года беспошлинно ввозится из Белоруссии и Казахстана машина на ГТД. Что это значит? Автомобили, которые «гонят» в РФ из стран-членов ТС, должны обязательно иметь грузовую таможенную декларацию. После выдачи сертификата соответствия, импортируемые авто вносятся в таможенную базу. Транспортные средства, выпущенные на территории участников Таможенного союза, с 1 января 2013 года имеют статус грузов, товаров ТС. Они не подлежат растаможке согласно условиям трехстороннего договора.

Всегда ли нужно заполнять ГТД?

Грузовая таможенная декларация включает основные и добавочные листы. Среди них ТД1, ТД2 и ТД4. Декларация таможенной стоимости (ДТС) является обязательным приложением к ГТД. Она заполняется на все объекты, облагаемые таможенными пошлинами, акцизными платежами, НДС. Выше было раскрыто понятие авто на ГТД, что это такое. Но нужно ли на ввозимые в РФ машины заполнять ДТС? Ответ положительный. Исключениями являются импортируемые автомобили, на которые можно не заполнять декларацию таможенной стоимости по основаниям, установленным законодательными актами.

ДТС не заполняется в определенных случаях.

ГТД на двигатель

Грузовая таможенная декларация оформляется на импортируемые и экспортируемые товары. Необходимо уточнить понятие ГТД на двигатель: что это и как оформляется.

Мотор – это «сердце» машины. Если двигатель (новый или б/у) ввозится на территорию РФ, на него также нужно оформлять грузовую таможенную декларацию. Она будет служить подтверждением происхождения мотора и его таможенной очистки. ГТД на двигатель необходимо представлять в ГИБДД при оформлении отремонтированного автомобиля. Кроме того, моторы должны продаваться в сопровождении обязательных документов. Кроме ГТД к ним относится Свидетельство о регистрации, документы о постановке на учет в налоговой продавца запчастей, а также договор купли-продажи.

Таможенное оформление автоконструктора

Часто покупатели хотят сэкономить и приобретают конструктор. Это обычный автомобиль, который распиливают пополам и перевозят через границу, как запчасти. Далее, его собирают к первоначальному виду. Если машина ввозится таким образом, необходимо оформлять отдельно декларацию на кузов, а также ГТД на ДВС. Что это такое? Это двигатель внутреннего сгорания, имеющий уникальный номер, который потребуется ГИБДД при оформлении новой машины. Другое дело, когда автомобиль ввозится распилом. Здесь очень часто работают криминалисты. Они ввозят распиленный пополам автомобиль без получения ГТД на его кузов и ДВС. Далее происходит сварка машины с добавлением в кузов кусков железа с номерами от другой автомарки. Это незаконные действия, которые всячески пресекаются государственными органами власти. В Россию не запрещается ввозить конструкторы, но делать это нужно правильно: с оформлением обязательных документов и уплатой всех пошлин. В настоящее время существует 3 способа ввоза конструкторов:

GTD за 15 минут - Практическое руководство по выполнению задач

GTD - или «Достижение цели» - это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов. Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела намного лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель - заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты - как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить рецепт чизкейка». Все !

Звучит, как и все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многом это так, но это еще не все, и это действительно просто. Обещаю! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.

Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до размышлений о вещах, которые вы должны делать . Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы на самом деле проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .

Джессика Керр прекрасно выразилась:

Представьте, что ваш мозг - это белая доска. Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и комбинирования идей?

Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.

То, что GTD дает вам - при правильном понимании и внедрении - это надежная система для отслеживания того, что вам нужно сделать, что вы должны сделать или если сочтет, что нужно сделать.Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать. Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления - может быть, это даже экономит реального времени , чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.

Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений.Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!

Вам нужно будет составить следующие списки:

  1. В
  2. Следующие действия (возможно, несколько - об этом позже)
  3. Ожидание
  4. Проектов
  5. Когда-нибудь / возможно

Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволяет записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.

В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный торт, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в свой список должен быть как можно ниже - запишите это в блокнот или нажмите правую кнопку на смартфоне.Хотя я назвал его в списке , нет проблем иметь более одного. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите - или должны - сделать. Эти так называемые открытых циклов включают всех вещей, которые не являются , как , как должно быть, , где должны быть, и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.

Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.

Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требует действий ? - другими словами, нужно ли вам сделать что-то ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь мне снова понадобится эта статья…»), добавьте ее в «когда-нибудь / может быть, список» ( для таких вещей, как «учите индонезийский»), или инкубируйте его. Подожди, что ... Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы хотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно войти в ваш календарь или ваш файл Tickler , который скоро будет объясниться.(Да даже название странное.)

Теперь, если элемент, который вы в настоящее время обрабатываете , является подлежащим действию - другими словами: с ним нужно что-то делать - вы должны задать вопрос «, что делать дальше? Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».

Именно это - то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием, чтобы приблизить проект к его цели - возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление до делать вещей.

Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Немедленно. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте забавное видео с котиками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени потребуется, чтобы всего сделать Это. Если на это уходит больше двух минут, вы должны делегировать его , если это необходимо - отмечая, что и когда было делегировано - в список ожидания, или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать, как только у вас появится время и энергия.Если ваша секретная сверхдержава - это делегирование полномочий, большинство вещей, вероятно, закончатся следующими действиями. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.

Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны выполнить следующую процедуру:

Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке in, обрабатываются, а если это действие, то выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если для обрабатываемого элемента требуется более одного действия, он также записывается в список проектов.

Итак, каков следующий список действий? Ну, э ... очевидно, список ваших следующих действий. Другое название этих действий - «действия как можно скорее» - это просто те вещи, из которых вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на Youtube или не играете в Candy Crush Saga .

Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, что-то заказываете или у вас есть задача, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждете, что кто-то что-то сделает, это должно быть написано в списке ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».

Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий - это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.

GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий для каждого проекта всегда есть хотя бы одно действие, что гарантирует, что ваши проекты не будут забыты.

Контексты - это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где можно выполнить действие или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, состоит в том, чтобы просто иметь разные списки следующих действий - по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)

Обычно к контекстам добавляется префикс «@», который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.

Примеры действий и их контекст

Действие Контекст
Покупайте больше корма для собак цвета радуги @ Город или @ магазин
Просмотрите файл cuteoverload.com @ Компьютер или @ всемирные сети
Улыбнись незнакомцу @ везде

Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить - с первого взгляда - свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «везде» для вещей, которые вы можете делать, где бы вы ни находились («Позвони маме и найди рецепт гуляша»).

Контексты повестки дня

Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» - по одному для каждого человека, - где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.

Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно проверяться, чтобы убедиться, что все проекты имеют хотя бы одно следующее действие.)

Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые может захотеть реализовать когда-нибудь в будущем. Вот где должны пойти и «заменить уродливую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать что-либо из этого прямо сейчас ). Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельного обзора ниже.

Календарь предназначен для того, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день или в определенное время - и ничего больше ! Вот так; не ставьте «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы только думаете, что , вы хотите, чтобы это было сделано тогда.

Но… почему?

Имея в вашем календаре только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, поскольку на самом деле он скажет вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, все равно будет в вашем следующем списке действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.

В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор называется «критическим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнёт сбиваться с пути. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, потому что появились более важные вещи, и так далее.

Еженедельный обзор следует делать - как вы уже догадались - один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вы должны отправиться на некоторое время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Делая еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:

  • Убедитесь, что в каждом проекте есть хотя бы одно следующее действие. Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий составляет на самом деле того, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или - если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете - удалите его полностью. (Будьте честны с собой.)
  • Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить какие-то проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий.При создании нового проекта в списке ваших проектов обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и также поместите его в следующий список действий.

Списки запуска

При еженедельном обзоре хорошей идеей может быть использование «триггерного списка». Триггерный список - это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые петли, которые вы еще не зафиксировали в своей системе. Список триггеров может выглядеть следующим образом:

  • Бобышка
  • Сотрудники
  • Проекты начаты, незавершены
  • Проекты, которые необходимо запустить
  • Люди, мне нужно вернуться на

При работе со списком триггеров помещайте в список все, что вы помните, для последующей обработки.

Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов. Вы, вероятно, захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для или .

Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, есть несколько важных «передовых практик», которым вам рекомендуется следовать. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.

  • Важно, чтобы у вас было резких границ между вашими списками и между вашими списками следующих действий.Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
  • Ваши инструменты должны быть забавными в использовании - но не слишком забавными! Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления своими списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком увлекателен для использования, вы в конечном итоге будете злоупотреблять им и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.

Папка для чтения / просмотра и файл Tickler - это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.

Папка для чтения / просмотра

У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / рецензирования - это просто папка (физическая или цифровая), содержащая статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то, и другое - прекрасная возможность просмотреть статью о филогенезе Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!

Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».Только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, следует помещать в эту папку, чтобы вы на самом деле забирали его в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.

Тиклерный файл

Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть по одному на каждый из 31 дней месяца плюс один для каждого из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.

Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые должны выполнить ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).

Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что вы с по хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как сейчас у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое - например, помещаете элементы в папки правильного дня.

Файл Tickler, таким образом, дает возможность отправлять себе напоминания в будущем - щекочет вашу память. Ага!


Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «довести дело до конца». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.

Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).

Визуальный стиль руководства был вдохновлен прекрасным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».

Руководство написано на Markdown, и я использую pandoc для генерации HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте мне электронное письмо на erlendαhamberg.no.

.

Как сделать дело: метод GTD, объясненный за 5 шагов

Нет помощи с расстановкой приоритетов: Приоритеты играют второстепенную роль в достижении цели. Система в первую очередь гарантирует, что вы ничего не забудете и эффективно используете свое свободное время. Но если вы хотите убедиться, что вы правильно расставляете приоритеты задач, вам нужно дополнить GTD другими методами, такими как матрица Эйзенхауэра.

Отсутствие еженедельной или ежедневной структуры: Getting Things Done не помогает оптимизировать еженедельное или ежедневное планирование.Методология GTD не очень поможет, если вам обычно сложно ставить цели, определять следующие шаги и эффективно структурировать свой день. Такие системы, как ALPEN Method, лучше подходят для ежедневного планирования.

Сложная система: Вы не можете научиться «Как сделать что-то» за пять минут и попрактиковаться в этом за один день. Если вы хотите использовать систему эффективно, вы должны понимать ее подробно и последовательно применять на практике. Все или ничего. Например, этот метод не будет таким эффективным, если вы пропустите еженедельные обзоры или не научитесь разбивать списки дел на контекстные.

Слишком много новых привычек, чтобы усвоить: Когда вы начинаете использовать метод GTD, вы сталкиваетесь с необходимостью изменить многие привычки за короткое время. Вы должны регулярно очищать свои почтовые ящики, находить время, чтобы просматривать свои списки проектов и списки ожидания, а также выработать привычку вести контекстные списки.

Это основная критика "Getting Things Done": многие корректировки могут быть ошеломляющими. Если вы изо всех сил пытаетесь выработать новые привычки, возможно, вы захотите найти другой организационный прием, который лучше подходит вашей личности.

.

Итак, вы хотите GTD? Пошаговое руководство по выполнению задач

Getting Things Done, или сокращенно GTD, - это популярная система управления задачами, созданная консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации крутится в вашей голове, тем труднее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее («твоя голова - дрянной офис»). Его метод GTD описывает, как сбросить весь ваш умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его, чтобы вы могли сосредоточиться на правильных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете уверенно ответить: «Над чем мне работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы ...

  • Чувствуете себя подавленным количеством вещей, которые нужно отслеживать

  • Беспокойство о том, чтобы забыть мелкие детали

  • Носите много головных уборов на работе и в жизни

  • Запускает множество проектов, но у них возникают проблемы с их завершением

  • Никогда раньше не участвовали в GTD (каждый должен хотя бы раз в жизни использовать GTD)

Это руководство познакомит вас с принципами и рабочими процессами GTD, а также с тем, что мы think - это наиболее интуитивный способ их реализации.Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с помощью Todoist, но одни и те же принципы применимы независимо от того, какое приложение вы используете. Ключ к GTD - это не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а скорее привычки, которые вы используете ежедневно, чтобы думать и расставлять приоритеты в своей работе.

Рекомендуемая литература

Если вы новичок в GTD, мы настоятельно рекомендуем прочитать бестселлер Аллена «Как сделать все», а если вы пользователь Todoist, купить официальное Руководство по установке GTD Todoist для более полного обзора настройка вашей системы GTD с помощью Todoist.

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых приемов, позволяющих систематизировать беспорядок в вашем мозгу и добиваться цели:

  1. Захватить все: Захватить все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.

  2. Уточните: Преобразуйте то, что вы зафиксировали, в четкие и конкретные шаги. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.

  3. Организуйте: Поставьте все на свои места. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.

  4. Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и редактируйте свои списки.

  5. Занять: Приступайте к работе над важным делом.

Хотя для настройки GTD требуются предварительные затраты времени и энергии, оно окупается при постоянном использовании.Вы больше не будете беспокоиться о том, что забудете срок или пропустите важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно определять приоритеты своего времени.

Некоторые очень специфические, но, казалось бы, приземленные формы поведения, когда их применяют, создают способность существовать в виде сложной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.

- Дэвид Аллен

Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить.GTD не требует определенного инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводов в пользу цифровых систем над аналоговыми. Скорее, ключ к любой долгосрочной системе продуктивности - сделать ее как можно более простой и использовать как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справиться с вашими самыми сложными проектами, но при этом достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

В оставшейся части этой статьи мы рассмотрим особенности каждой из пяти методик GTD, описанных выше, и расскажем, как их реализовать с помощью Todoist.Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

Capture

Чтобы GTD заработала, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам в голову - задачи, события, идеи, рекомендации по книгам и т. Д. - необходимо сразу же записать и сохранить в папке «Входящие». В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно как-то иметь дело ежедневно.

Ваш почтовый ящик используется только для того, чтобы собрать хаос ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы.Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

В Todoist ваш почтовый ящик будет по умолчанию местом для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их систематизировать. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или приложениях для ПК, щелкните значок «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». Задача будет добавлена ​​в папку «Входящие» по умолчанию, если вы не укажете другой проект.

Проведите первоначальную очистку ума

Если вы только начинаете работу с GTD, сделайте полную очистку всех «открытых циклов», о которых вы только можете придумать, - всего, что вам может понадобиться в будущем.Добавьте их как задачи в папку «Входящие» Todoist прямо сейчас. Проконсультируйтесь со списком триггеров GTD, чтобы пробудить в вашей памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

Выполняйте новые задачи сразу же

Один из основных принципов GTD - переносить задачи из головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами - компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, умными часами или умным домашним помощником - поэтому вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в свой почтовый ящик и беспокоиться о том, чтобы организовать ее позже.Чтобы как можно быстрее записывать задачи, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или любое другое приложение:

  • В качестве приложения на вашем компьютере

  • В качестве приложения на вашем телефоне

  • В качестве расширения для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)

  • В качестве плагина для используемого вами почтового клиента (для добавления писем в качестве задач)

Просматривайте и загружайте приложения Todoist

Объедините свои почтовые ящики

Вы можете использовать Todoist объединяет все ваши почтовые ящики - от писем, которые нужно отслеживать, до сообщений, над которыми нужно действовать, статей, которые нужно прочитать, списков продуктов и справочных материалов, которые вы сохраняете на потом.Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие открытых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

Отправляйте сообщения в Todoist из своей электронной почты или с помощью инструмента обмена сообщениями команды:

  • Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма как задачи.

  • Пересылайте электронные письма прямо в папку входящих сообщений Todoist, используя адрес пересылки вашего проекта.

  • Превратите сообщения в задачи с помощью инструментов обмена сообщениями вашей команды, таких как Twist или Slack.

Превратите электронную почту в задачи Todoist, не выходя из Gmail.

Захват для чтения и справочные материалы:

  • Сделайте фотографии визитных карточек или напоминаний о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующей задаче.

  • Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы читать или работать над ними позже.

  • Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

  • Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любой URL-адрес для последующего доступа.

  • Используйте расширения общего доступа Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений как задачами.

Прикрепите справочные материалы - фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы - к соответствующим задачам.

Уточнение

Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующий шаг - превратить хаотичный беспорядок всего, что вы записали, в конкретные шаги.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнить каждый шаг, рассказывается в следующем разделе):

  • Если элемент занимает менее 2 минут, заполните его сразу.

  • Если это можно делегировать, поручите задачу кому-нибудь другому.

  • Если это не требующий действий справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. Д.), К которому вам нужно будет вернуться позже, сохраните его в отдельном справочном проекте или прикрепите к комментарии к соответствующей задаче или проекту.

  • Если элемент необходимо выполнить в определенный день и / или время, укажите срок выполнения задачи.

  • Если задача больше не нужна или не требует действий, удалите ее.

  • Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять для продвижения проекта вперед.

Сделайте свое дело максимально конкретным и действенным. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней.Например, «Позвони маме» может потребоваться ввести как «Позвони маме, чтобы обсудить праздничный ужин». Или «Налоги» может быть «Позвоните Мэри, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Мэри и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

Сделайте ваши задачи как можно более конкретными и действенными.

Упорядочить

После того, как вы прояснили элемент в своем почтовом ящике, самое время отсортировать его в подходящее место. На самом деле прояснение и организация ваших задач будут происходить одновременно, когда вы очищаете свой почтовый ящик, но полезно думать о них как о отдельных действиях.

Есть много разных способов организовать ваши задачи с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и ярлыков.

Одноразовые задачи

Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но требуют всего одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о ценах на проект» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни для одного другого проекта.

Создайте новый проект Todoist для разовых задач

  • Создайте новый проект под названием Одноразовые задачи.

  • Перетащите одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серый «маркер» слева от имени задачи и перетащив его на имя проекта в левом меню.

  • Вы также можете назначить другой проект, набрав "#" в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

Используйте ярлык # для выбора проекта

Проекты

Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами.В философии GTD проекты - это любой элемент, для выполнения которого требуется более двух шагов. Например, «покраска спальни» - это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка расходных материалов, подготовка стен и т. Д. Вот как работать с проектами в Todoist:

  • Создайте новый проект для каждый многоэтапный проект, который вы определили, проясняя свои задачи.

  • Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект.Или щелкните задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы открыть список ваших проектов на выбор.

  • Обдумывая другие шаги, добавляйте их как новые задачи внутри проектов.

Создайте проект для любого элемента, который требует 2 или более шагов для завершения

Области внимания

Может быть полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Областей внимания» - термин GTD для различных областей ответственность, которую вы несете в своей жизни. Эти области - инструмент, позволяющий привлечь внимание к вашим более широким жизненным целям и решить, над чем работать дальше.Если задача не входит в рамки какой-либо из ваших сфер внимания, возможно, пришло время переоценить, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочие» и «Личные».

В Todoist это легко сделать с помощью подпроектов. Вот как это сделать:

  1. Создайте проект для каждой области внимания. В этом проекте не будет никаких задач, он нужен только для визуальной организации.

  2. Щелкните серый маркер слева от имени проекта и перетащите и сделайте отступ для ваших реальных проектов под только что созданными высокоуровневыми «папками», чтобы превратить их в подпроекты.

  3. (Необязательно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между областями вашего внимания, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

Подпроекты Nestle для каждой области фокуса

Теперь вы сможете поддерживать список проектов в чистоте, свертывая подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как личные проекты скрыты, и наоборот.

Чтобы упростить задачу, сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе.При необходимости вернитесь и разбейте свои проекты на более широкие категории позже.

Следующие действия

Это задачи с четкими и конкретными действиями, которые вы должны выполнить при следующей возможности (например, «Отправить Джеймсу бюджет для корпоративной вечеринки по электронной почте»). Следующие действия отделены от будущих действий - шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

Просмотрите все свои задачи с пометкой @next

Задачи с датой и / или временем выполнения

Для элементов, которые должны быть выполнены в определенную дату и / или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков выполнения. Добавляйте их только к тем задачам, которые действительно нужно выполнить в определенный день и время. Во всем остальном доверяйте своим следующим действиям и регулярному еженедельному обзору всех ваших списков задач (подробнее об этом позже).

При редактировании задачи вы можете щелкнуть поле Расписание и выбрать дату и время в календаре.Или просто введите срок и / или время в поле задачи, используя естественный язык, например, в следующий понедельник в 8:00 . Интеллектуальное быстрое добавление автоматически распознает и выделит срок выполнения и добавит его при сохранении задачи. Вы даже можете ввести повторяющиеся сроки выполнения, например, каждую вторую среду для задач, которые повторяются на регулярной основе.

Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница»

Вы можете перемещать элементы со сроками выполнения из почтового ящика в соответствующий проект или в проект One-Off Tasks , если они не связаны с многоступенчатый проект.

Совет Todoist

Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в вашем Календаре Google как события.

Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

Повестки дня

Некоторые из элементов, которые вы сохраняете в своем почтовом ящике, будут напоминать о вещах, которые вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

  • Создайте новый проект под названием Повестки дня.

  • Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам нужно контактировать на регулярной основе. Например, ваш начальник и любые подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной встречи команды или проекта. Например, Marketing Weekly .

  • Добавьте элементы, которые необходимо вынести в качестве задач в соответствующий подпроект повестки дня.

  • Когда вы встречаетесь с этим человеком или приходите на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех вопросов, которые вам необходимо рассмотреть.

  • (Необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Создавайте подпроекты в рамках основного проекта повесток дня для каждого регулярного собрания, которое у вас есть

Справочные материалы

Справочные материалы - это недействительные элементы, которые вам необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word , номера телефонов и т. д.). Хотя сами по себе они не являются задачами, они часто необходимы для выполнения задачи позже.Вы можете организовать эти виды вспомогательных справочных материалов в Todoist, прикрепив их к соответствующей задаче или комментариям к проекту:

Прикрепите справочные материалы по конкретной задаче к комментариям к задаче.

  • Материалы проекта более высокого уровня (спецификации дизайна, черновики, общие папки) могут быть прикреплены или связаны в комментариях к проекту.

Сохранение справочных материалов на уровне проекта в комментариях к проекту

Таким образом, когда вы будете готовы начать задачу или проект, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

Скорее всего, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили из Интернета на будущее, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многие люди любят использовать отдельное приложение для заметок для систематизации своих справочных материалов, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

  • Создайте новый проект Reference

  • Создайте новые подпроекты в рамках проекта Reference для каждого типа справочного списка.Например, Идеи подарков , Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. Д.

  • Переместите задачи справочных материалов в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект с помощью быстрого добавления, щелкнув для редактирования задачи и набрав «#» в поле задачи, а затем имя проекта.

  • Чтобы свернуть контрольные подпроекты, щелкните серую стрелку слева от родительского проекта Reference .Это помогает убрать визуальный беспорядок из вашего списка.

Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

Ожидание

Это элементы, которые были делегированы или ожидают действия кого-то другого. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ждете, что ваш редактор ответит на ваш последний черновик. Идентифицируйте эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Сохраняйте задачи @waiting_for внутри проектов, к которым они относятся, или внутри проекта One-Off Tasks , если они не связаны с другими задачами.

Обозначьте задачи, которые вам нужно выполнить, с помощью метки @waiting_for

Когда-нибудь / может быть,

Многие элементы, которые вы захватите, будут идеями для вещей, которые вы хотите сделать в будущем, но у вас нет пропускной способности для работы прямо сейчас (например, места, которые вы, возможно, захотите поехать, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для сообщений в блогах и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

  • Создайте новый проект Someday / Maybe

  • Добавьте все задачи и / или которые вы хотите выполнить в будущем, но не активно над ними работает

  • (Необязательно) Добавить подпрограмму -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь / Может быть».Например, вы можете разделить Когда-нибудь / Может быть - Личное и Когда-нибудь / Может быть - Работа проекты

  • Просмотрите свои проекты когда-нибудь / может быть, когда время и энергия откроются для новой работы

Создать проект "Когда-нибудь / Может быть", в котором будут воплощены ваши идеи на будущее

Задачи, которые можно делегировать

Если вы можете делегировать задачу, чтобы высвободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи с указанием сроков выполнения и сотрудничать в комментариях.

Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете.

Настройки совместного доступа могут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

  • Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (вы даже можете повторно использовать подпроекты ваших Повесток дня для этой цели)

  • Создайте единый общий проект с вашим вся команда (если у вас есть, у вас будет дополнительный ящик для входящих сообщений группы, в который автоматически добавляется вся команда)

  • Делитесь существующими проектами, которые предполагают интенсивное сотрудничество ad hoc

Или вы можете использовать комбинацию всех трех подходы.

Подсказка. Вы можете искать все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.

Контексты

Создав списки проектов и отсортировав задачи, вы готовы приступить к работе с контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые требуются для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете выполнить с учетом текущих обстоятельств.Например, если вы находитесь в офисе, вы не хотите тратить время на то, чтобы разбираться со всеми дальнейшими действиями, которые у вас есть дома.

Следуя описанному выше подходу к проекту, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD рекомендует следующие контексты:

  • Компьютер / Интернет

  • Домашний

  • Офис

  • Поручения

  • Звонки

  • Где угодно

  • Вы также можете добавить

вы быстро сортируете свои задачи в зависимости от текущего контекста.Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих письмах сразу. Другие добавляют ярлыки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность определить все задачи, которые вы можете быстро выполнить, с помощью метки @ 15_min. Для большинства людей более полезно создать ярлык «Автономный», чем «Интернет», для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.

Создавайте ярлыки для каждого контекста

Заманчиво пойти за борт и начать создавать ярлыки для всего - не поддавайтесь искушению.Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные метки к каждой задаче. Чем меньше ярлыков вам придется выбирать, тем легче будет их запомнить.

Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку во время редактирования или добавления задачи, набрав @ в поле задачи. Все ваши существующие ярлыки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжите вводить название задачи.А если нужного ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый и добавить его в список.

Engage

Вот где окупается время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными элементами, с которыми можно действовать, организованными в логические категории, готовые к использованию. Вы увидите, что все ярлыки, проекты и сроки выполнения, добавленные на шагах выше, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что я должен делать прямо сейчас? » в любой момент.

Время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач, означает, что, когда пришло время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов, которые нужно найти. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете просмотреть предстоящие задачи с указанием срока их выполнения, отсортировать задачи по меткам или создать фильтры, чтобы увидеть свои следующие действия в зависимости от контекста.

Представления «Сегодня» и «Предстоящие»

Когда вы будете готовы сесть за работу, щелкните «Сегодня» в левом навигационном меню, чтобы просмотреть все задачи, которые необходимо выполнить сегодня.Откройте Upcoming, чтобы узнать, что будет дальше на этой неделе и на любой неделе в будущем.

Посмотрите, какие задачи вам нужно выполнить сегодня.

Используйте представление «Предстоящие», чтобы визуализировать и спланировать предстоящую неделю.

Просмотреть следующие действия и контексты с помощью метки

Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» на панели быстрого поиска в верхней части Todoist.

Найдите метку для просмотра всех связанных задач

Просмотреть все ваши следующие действия

Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи.Например, если вы выполните поиск по запросу @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы увидеть список всех задач, которые вы ждете, выполните поиск по метке @waiting_for.

Вы также можете просмотреть все задачи, помеченные определенным ярлыком, щелкнув имя ярлыка в списке ярлыков слева от вашего Todoist.

Создавайте больше настраиваемых представлений задач с помощью фильтров

Настоящая магия GTD происходит, когда вы создаете собственные настраиваемые представления задач в Todoist с помощью фильтров.Фильтры - это, по сути, сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:

Чтобы настроить новый фильтр, перейдите к списку фильтров в нижней части меню навигации слева (после проектов и ярлыков), затем нажмите Добавить фильтр в внизу списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который вы хотите увидеть.

Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по областям фокуса

Просмотрите все ваши следующие действия, отфильтрованные по областям ответственности

Для GTD наиболее релевантные метки, вероятно, будут сочетать "@next_action" с областью фокуса или контекст.Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнять на работе, используйте запрос «## Work & @next_action». Это покажет все задачи в связанных подпроектах рабочего проекта и , которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».

Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных полезных:

Фильтр Query Показывает список:

@next_actions & сегодня

Все следующие действия и все задачи, которые должны быть выполнены сегодня, по всем вашим проектам

@next_actions & ## Work

Все следующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты

@next_actions & @Home

Все ваши следующие действия вы можете делать дома во всех ваших проектах

@waiting_for

Все задачи, от которых вы ждете чего-то, что нужно выполнить во всех ваших проектах

@ электронная почта

Все задачи, связанные с отправкой кому-либо электронной почты, чтобы вы могли выполнить их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту

Добавьте наиболее важные представления задач в избранное, чтобы они отображались в верхней части меню навигации слева над списком проектов.Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится на панели навигации.

Review

Каждую неделю выделяйте время на просмотр всех ваших списков, систематизацию задач и обеспечение бесперебойной работы вашей системы. Обзор поможет вам адаптироваться к изменениям, переориентировать ваше внимание, определить следующие действия и задуматься о своем рабочем процессе.

Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый анализ вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильные вещи.

Для начала импортируйте шаблон еженедельного обзора Todoist GTD в свой список проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, которые вам понадобятся для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы содержать списки всех ваших почтовых ящиков, ваши текущие области внимания или отслеживать размышления на вашей неделе.

Импортируйте шаблон еженедельного обзора GTD в свой Todoist

Запланируйте еженедельный обзор, указав повторяющуюся дату в любом поле задачи.Просто введите дату на естественном языке, например «каждое воскресенье в 17:00», и Todoist автоматически распознает и запланирует ее, когда вы сохраните задачу.

Что читать дальше

Еженедельный обзор - это мощный ритуал продуктивности, независимо от того, являетесь ли вы GTD или нет, поэтому мы написали отдельное руководство для того, как проводить еженедельный обзор.


Есть причина, по которой миллионы людей во всем мире клянутся, что «Работа с делами» изменила их жизнь. Хотя строгие GTD не для всех, вы обязательно приобретете одну или две привычки, которые помогут вам меньше беспокоиться и делать больше.Всем, кто хочет снизить стресс и повысить продуктивность, следует попробовать хотя бы раз.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD подходят вам!

.

Getting Things Done (GTD) в 2019 году: обновленный взгляд на то, как добиться стресса-F ...

Джори Маккей

Джори - писатель, контент-стратег и отмеченный наградами редактор Unsplash Book. Он вносит свой вклад в Inc., Fast Company, Quartz и другие.

24 мая, 2019 · 13 мин чтения



Что вам нужно сделать сегодня? Это простой вопрос, который может быстро отправить вас в состояние стресса, пропитанного потом.

Конечно, в вашем ежедневном списке есть задачи.Плюс планирование следующего спринта. Ой! Позже у вас будет встреча с генеральным директором, к которой вам нужно подготовиться. И… Что это? Извините, только что пришло срочное электронное письмо, в котором вам нужно ... Черт ... Кто-то только что написал вам в чате об ошибке ... О чем мы снова говорили?

Учитывая, насколько наши дни наполнены неразберихой, отсутствием ясности и постоянно конкурирующими приоритетами, неудивительно, что мы изо всех сил пытаемся добиться цели. Но так быть не должно.

Что, если бы у вас была система повышения производительности, которая помогла бы вам отслеживать и расставлять приоритеты всему, что вам нужно сделать, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном: выполнении задач. И какая система производительности лучше для этого, чем метко названная Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена?

В этом посте мы познакомим вас с основами того, что такое GTD и как вы можете реализовать его в своей жизни, чтобы вы были организованы, продуктивны и свободны от стресса всего за несколько минут.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

Что заставляет дела делаться? Значение GTD, история и предыстория

Выполните быстрый поиск в Google, и вы обнаружите, что «Getting Things Done» - это на самом деле две вещи: книга-бестселлер и рабочий процесс (оба созданы гуру продуктивности Дэвидом Алленом).

Впервые опубликованная в 2001 году с пересмотренной версией в 2015 году, книга и сопутствующая система сосредоточены на одной центральной теме: организации всех «вещей», борющихся за ваше внимание, чтобы вы могли принимать разумные решения, правильно расставлять приоритеты и выполнять целенаправленную работу без стресс.

Цель GTD - дать вам 100% уверенность в том, что вы собрали и классифицировали все свои задачи, идеи и проекты, от расплывчатого, чрезмерно амбициозного «запустить бизнес на миллион долларов» до более конкретного «подготовить повестку дня для встреча на следующей неделе ».

Как описывает это Аллен:

Внедрение GTD снимает чувство подавленности, вселяет уверенность и высвобождает прилив творческой энергии. Он обеспечивает структуру без ограничений, управляя деталями с максимальной гибкостью.

Для этого система Аллена следует довольно простой методологии:

  • Захватывайте все, что привлекает ваше внимание
  • Определите следующие действия, которые нужно предпринять
  • Организуйте по категориям и контекстам
  • Используйте регулярные напоминания, чтобы держать вас в курсе
  • Настройте регулярные проверки, чтобы система не развалилась.

На практике GTD помогает не только справляться с внешними отвлекающими факторами современного рабочего места, но и с теми, которые находятся в вашей голове.Как, по словам профессора Глории Марк из Калифорнийского университета в Ирвине, , вероятность того, что мы прервем нас, так же велика, как и внешний источник.

Попрощайтесь с сверхурочной работой и ночами в офисе.

Используя GTD, вы, по сути, отдаете свою память на аутсорсинг, чтобы вместо назойливых напоминаний в неподходящие моменты (почему - это ) вы думаете о том, чтобы послать дополнительное электронное письмо Дебби из отдела маркетинга во время ужина со своим семья?), вы можете быть уверены, что все, что вам нужно сделать, находится в одном месте и имеет приоритет по истинной важности, поэтому вы всегда знаете, что делать дальше.

Мы так же часто прерываем себя, как и нас прерывает внешний источник.

Не существует модных приложений или «хаков», которые заставили бы вас устанавливать таймеры или следовать строгим правилам. Однако это не означает, что эту систему обязательно легко внедрить. Успешное завершение работы требует значительных предварительных вложений, а также приверженности постоянному отслеживанию, управлению и проработке всего всего, что встречается на вашей тарелке.

Хотя эти инвестиции означают, что многие люди считают GTD слишком сложным или сложным, мы покажем, насколько это на самом деле не так уж и плохо, и как небольшие первоначальные вложения, которые вам нужно вложить do , окупаются в огромной степени.

Зачем вам нужен GTD: ваша рабочая память может работать только так много

Так почему вы должны думать об использовании такой системы, как GTD? Помимо очевидных преимуществ большей организованности, есть довольно убедительные научные данные о преимуществах Getting Things Done.

Во-первых, давайте поговорим о небольшой вещи, называемой рабочей памятью.

Рабочая память - это часть мозга, которая активна, когда вы работаете над определенным проектом. Ваш разум начинает собирать соответствующие воспоминания, идеи, идеи, знания и контекст о проекте в одном месте, где вы можете «поработать» над ним.

Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Проблема в том, что наша рабочая память не может вместить столько. Хуже того, он не очень хорош в блокировке всех тех срочных вещей, которые приходят вам в голову (например, не забывать брать молока после работы или что вам нужно забрать детей из класса карате в 16:45 следующего вторника). Фактически, американский психолог Джордж Миллер обнаружил, что в среднем человек могут одновременно удерживать в своей рабочей памяти только семь «элементов» информации.

Что еще хуже (и несколько иронично), стресс может ухудшить нашу рабочую память. Так что чем больше вы нервничаете из-за того, что вспомните все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы запомните.

Чем больше вы нервничаете, вспоминая все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы будете помнить.

GTD дает отдых вашей рабочей памяти. Вместо того, чтобы забивать ценное ментальное пространство полу-воспоминаниями, нечеткими идеями и расплывчатыми примерами: «Я должен что-то сделать… но что!» С GTD вы можете быть уверены, что все находится там, где должно быть, и у вас есть напоминания, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как следует из названия книги, это способ создать (почти) продуктивную работу без стресса в вашей жизни.

Рабочий процесс "Getting Things Done" за 5 шагов

Так как же "Getting Things Done" выглядит на практике? Как и некоторые другие рабочие процессы, которые мы описали в предыдущем посте, GTD представляет собой серию шагов и утверждений «если-то», которые помогают направлять ваш день, сохранять организованность и оставаться продуктивными. Это не означает, что это конкретное пошаговое руководство. Напротив, это изменение в том, как вы думаете и справляетесь с обязанностями.

Программное обеспечение для управления проектами, которое не отстой.

На высоком уровне GTD включает этап приема , на котором вы собираете и уточняете задачи, проекты и идеи. Этап организации и расстановки приоритетов , на котором вы решаете, над чем и когда работать, а также устанавливаете сроки и напоминания, чтобы не сбиться с пути. И, наконец, этап action , на котором вы прорабатываете свои приоритеты и, как следует из названия, добиваетесь своего.

Одна из замечательных особенностей GTD заключается в том, что ее можно сделать настолько простой или сложной, насколько вы хотите.Вы можете использовать ручку и бумагу или более мощный инструмент управления проектами (например, Planio!), Чтобы отслеживать свои задачи. Система действительно не зависит от инструментария. Но есть несколько вещей, которые вам нужно сделать , чтобы заставить его работать:

  • Календарь или где-то еще, чтобы устанавливать напоминания и сроки и оставаться в курсе
  • Время каждый день / неделю / месяц, чтобы размышлять, очищать свой список и переориентируйте задачи

Вот и все. Все просто, правда? Давайте углубимся в основы настройки вашей системы Getting Things Done:

GTD Шаг 1: Захват

Первый шаг в GTD - это захват всего «материала», занимающего ваше внимание.Это означает основные задачи, электронные письма, на которые вам нужно ответить, домашние дела, напоминания о разговоре с людьми, идеи для романов, имена для потенциальных домашних животных… (Вы уловили идею). Думайте об этом как о своем списке «в».

Маленькое, большое, личное, профессиональное ... GTD все равно! Единственное, что имеет значение, это то, что вы можете быстро и легко добавить эти элементы в свой список . Никакого трения. Никаких сложных рабочих процессов. Одна кнопка или запись на листе бумаги - это все, что должно происходить.

Например, предположим, вы решили использовать инструмент управления проектами, такой как Planio, для отслеживания всего, что вам нужно делать (вы мне уже нравитесь!). Вы можете добавлять новые задачи или идеи в Planio одним щелчком мыши, нажав кнопку + кнопку в верхнем левом углу экрана проекта (или в мобильном приложении, если вы в пути).

Завершить проекты в срок и в бюджет. С Планио.



Каждая задача может включать столько или меньше деталей, сколько вам нужно, от базового описания до приоритета, контекста, категорий и файлов.

Когда вы впервые начнете использовать систему GTD, вам понадобится час или два, чтобы записать все, что вы можете придумать, что вы хотите, что вам нужно или что нужно сделать. Это открытых контура вашего мозга, которые возвращаются, чтобы отвлекать вас, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Вот две идеи, которые помогут вам выполнить как можно больше задач:

  • Сделайте «дамп мозга» для каждой части своей жизни: Выберите область своей жизни и просто начните записывать все, что вы хотите, что вам нужно, или хотел бы сделать.Мне нравится начинать с целей более высокого уровня и планов на будущее в моей профессиональной и личной жизни, а затем переходить к задачам, которые необходимо выполнить для каждой из них.

  • Поговорите со своей командой, друзьями и экспертами, чтобы заполнить пробелы: Вероятно, вы не сможете сразу вспомнить все, что хотите сделать. Поэтому рекомендуется взаимодействовать с людьми, которым вы доверяете, чтобы они рассказали вам о ваших целях и потребностях. Обсудите общие цели и попросите их помочь вам разбить их или разобрать идеи.

Здесь важно то, что вы убираете всего, . Не сдерживайте и не подвергайте цензуре то, что вы добавляете в этот список. Теперь мы займемся его обрезкой.

GTD Шаг 2: Уточнение

Если вы потратили несколько часов на написание, вы, скорее всего, сейчас смотрите на список задач, на выполнение которых потребуется целая жизнь. Так что же нам делать? Мы проясняем, обобщаем, делегируем и расставляем приоритеты, какие из них мы действительно хотим выполнить.

В GTD прояснение вашего списка - это непрерывный процесс, который может занять некоторое время, чтобы вы могли осмыслить.Чтобы упростить задачу, давайте разберемся на несколько золотых правил.

Превосходно управляйте проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

Правило №1 - Работайте со своим списком один за другим и в том порядке, в котором они появляются .

Это довольно просто. Не пропускать и не сдаваться. Просто найдите время и прочтите свой список.

Правило № 2 - Спросите, применимо ли это для каждого элемента? (т.е. вам нужно сделать что-то ?)

Если ответ отрицательный, у вас есть несколько вариантов:

  1. Выбросьте его (если он вам больше не нужен.)

  2. Сохраните его в качестве справочного материала (если вы действительно думаете, что он вам понадобится в будущем. Например, у меня есть папка для чтения на моем рабочем столе, где я храню документы или идеи, которые я хочу вернуть. в)

  3. Инкубируйте его (если вы не уверены в этом. Оставьте его или установите напоминание в вашем календаре, чтобы взаимодействовать с ним позже.) следующий шаг и добавьте их в свой «Список действий»

    Недостаточно знать, что вам нужно что-то сделать, вам нужно знать, точно, какие действия необходимо предпринять в следующем , чтобы приблизиться к вашей цели.Аллену ясно, что это должны быть действия физических и визуальных . Поэтому вместо «организовывать обзор спринта» запишите «по электронной почте всем членам команды с датой, повесткой дня и пунктами действий для собрания по обзору спринта». Каждый попадает в ваш «Список действий».

    Эта «предварительная обработка» элементов гарантирует, что ваш список будет полон задач и идей. вы можете работать * сейчас, *, поэтому, когда приходит время работать, упор делается на действие. Не размышления.

    Правило № 3.5 - Сделайте все, что займет не более 2 минут прямо сейчас.

    Умственные издержки, связанные с отслеживанием простых задач, таких как «отправить Джен письмо с напоминанием о завтрашней распродаже выпечки», часто требуют больше усилий, чем простое выполнение задачи. Так что найдите минутку, чтобы просмотреть свой список действий, и сделает все, что займет всего пару минут .

    Получите всех на одной странице. С Планио.

    Правило № 4 - Делегируйте там, где это возможно.

    Цель GTD - убедиться, что вы делаете правильно вещи.Но есть большая вероятность, что ваш список действий наполнен задачами, которые вам не обязательно выполнять. По возможности (и уместно) делегируйте эти задачи другим людям , а затем переместите их в список «Ожидающие» с напоминанием о том, кому они были делегированы, когда и крайний срок.

    В этом списке вы также можете отмечать задачи, которые вы заблокированы, электронные письма, на которые вам нужно ответить, и любые другие задачи, в которых вы полагаетесь на кого-то другого, который что-то сделает за вас.

    Правило № 5 - Группируйте соответствующие элементы действий в проекты.

    Разбивка больших задач на шаги, требующие выполнения, часто может затруднить понимание общей картины.Но GTD не только для пунктов списка дел. Чтобы отслеживать более крупные проекты, в которых может быть множество мелких задач, требующих выполнения, добавьте их в свой список проектов - специальное место, где можно отслеживать, над какими проектами вы работаете, какие задачи необходимы и какой прогресс вы достигли. Вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы убедиться, что в вашем списке действий есть хотя бы одна действенная задача из каждого проекта.

    А теперь вернемся к нашему примеру Planio GTD. Одной из замечательных функций Planio является возможность назначать отдельные задачи конкретным проектам или родительской задаче.Таким образом, все ваши задачи связаны таким образом, который имеет смысл в контексте проекта.

    GTD Шаг 3. Организуйте

    Наверное, кажется, что все, что мы делали до сих пор, - это организация. Но мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Затем давайте еще больше уточним наш Список действий. Однако, прежде чем мы это сделаем, давайте сделаем краткий обзор всех списков, которые у нас должны быть в настоящее время настроены:

    • Список действий: Все, что нам нужно, что мы хотим или должны сделать. Задачи написаны в виде четких физических и видимых действий, которые необходимо выполнить.
    • Ожидание списка: Все, что мы делегировали или ожидаем от кого-то другого (либо потому, что мы заблокированы, либо ждем ответов / информации / решений).
    • Список проектов: Напоминание о крупных проектах с разбивкой на следующие шаги и прогресс.

    Не отвлекайтесь, приведите свои проекты в соответствие.

    А теперь давайте добавим еще один: список когда-нибудь / может быть, . Здесь вы будете хранить свои идеи на миллион долларов или то, что вы хотите сделать в какой-то момент, но не хотите загромождать свои текущие списки.(Опять же, мы будем проверять этот еженедельный обзор, чтобы убедиться, что его приоритет не повысился.)

    Наконец, мы собираемся на поставить любую действенную задачу с жесткими сроками в нашем календаре. У некоторых элементов действий и задач жесткие сроки, должны выполнить их к . Для этого вам нужно либо переместить их в свой календарь и установить напоминания, либо установить крайний срок в инструменте управления проектами. В Planio вы можете назначить каждой задаче или проекту определенный крайний срок или временные рамки, а затем переключиться на представление Календарь , чтобы увидеть их на карте.



    Это кажется естественным моментом для разговора о важности напоминаний . Одна из главных целей GTD - не просто собрать задачи и прояснить их следующие шаги, но и снизить стресс от попыток их запомнить. Добавление крайних сроков и напоминаний в список действий и другие ключевые моменты гарантирует, что ваше подсознание не начнет зацикливаться на элементах в вашем списке.

    И, наконец, есть еще два аспекта организации ваших задач с помощью GTD, которые нам необходимо рассмотреть.Во-первых, мы не можем говорить об организации, не упомянув хотя бы о приоритетах . Каждая задача должна каким-то образом осознавать ее важность. В нашем Руководстве по управлению задачами мы рассмотрим несколько методов приоритизации задач, но вот несколько простых способов: Использование нумерованной системы для отображения различных уровней важности, таких как A1, A2, A3, B1, B2, B3 и так далее...

  4. Расставьте приоритеты по срочности и важности с помощью матрицы Эйзенхауэра

  5. Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Planio.

    Во-вторых, GTD предлагает использовать что-то под названием Contexts . Проще говоря, контекст - это тег или заметка о задаче, которая позволяет вам быстро увидеть, как, когда, где и с кем эта задача должна быть выполнена. Базовая версия этого может быть «Дом», «Работа», «По делам», «Звонки», «Встречи» и т. Д. Каждый контекст успешно сообщает вам, где выполняется эта задача, и дает вам представление о том, когда вы будете решать ее в течение дня.

    Контексты не обязательно должны зависеть только от местоположения. Вы можете добавлять людей, события, настроения, обязательства по времени… все, что поможет вам быстро выбрать задачи, которые имеют смысл для того места, где вы находитесь.

    GTD Шаг 4. Отражение

    Кажется, сейчас самое время подумать о том, где мы находимся. В течение нескольких часов вы перешли от кучи идей, задач, назойливых напоминаний, целей и проектов, кружащихся в вашей голове, к серии организованных и расставленных по приоритетам списков с четкими, действенными следующими шагами, которые помогут вам достичь ваших целей. .

    Не только это, но вы также выполнили кучу мелких задач. Удалил неважное. Делегировал все, что мог. Отложите на время свои «когда-нибудь» задачи. И установите своевременные задачи в своем календаре с напоминаниями о том, когда они должны быть выполнены.

    Короче говоря, вы перешли от подавленности к контролю.

    Работы было много. Но единственный способ продолжить работу такой системы, как GTD, - это если вы будете за ней не отставать. Здесь в игру вступает еженедельный обзор.

    Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «решающим фактором успеха». Я думаю, это преуменьшение. Чтобы такая система, как GTD, имела смысл, она не может захватить вашу жизнь. Вот почему так важны короткие периоды регулярных размышлений, анализа и повторной оценки.

    Станьте боссом рок-звезды, преуспев в управлении проектами.

    Хорошее практическое правило - выделять 30 минут один раз в неделю на просмотр ваших текущих списков и просмотр . Помимо простой очистки и добавления новых задач, идей и проектов, вот краткое описание того, как может выглядеть еженедельное планирование GTD:

    1. Начните со своего списка проектов: Каждое из «следующих действий» в списке то, что вы на самом деле хотите или должны сделать ? Если нет, переместите его (и, возможно, проект) в «Список на будущее».Если это так, переместите его в свой список действий.

    2. Посмотрите на свой список на будущее: Изменились ли ваши приоритеты в отношении каких-либо проектов здесь? Если это так, переместите его в свой список проектов и убедитесь, что у него есть физический и видимый следующий шаг, готовый к работе.

    3. Просмотрите свои «триггерные слова» : Это набор ключевых слов, которые заставляют ваш мозг задуматься о вещах, которые вы, возможно, забыли добавить в свою систему. Для вашей работы в этот список могут входить такие вещи, как начальник, менеджер, люди, к которым мне нужно вернуться, встречи на следующей неделе, проекты с установленными сроками и т. Д.

    Хорошая идея - выделить для этого время в пятницу днем. когда ваш разум свеж с прошлой недели или воскресенья, когда вы думаете о будущем.Опять же, цель здесь - обеспечить бесперебойную работу системы. Установите для своих отзывов временные рамки и придерживайтесь их.

    Кроме того, ваши обзоры не обязательно должны быть только еженедельно. Если вы скептически относитесь к системе и чувствуете рассеянность, выделяйте каждое утро 5 минут на то, чтобы составлять свой ежедневный список дел и сравнивать его с другими списками, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.

    Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

    GTD Шаг 5. Привлечение

    Теперь вы готовы к работе!

    Просмотрите свои списки и выберите следующую действенную задачу, которая соответствует контексту, в котором вы находитесь, и работайте над ней.Когда вы закончите, у вас будет организованный и расставленный по приоритетам список задач, которые можно выполнить.

    Больше никакой путаницы. Больше нет неуверенности в том, что нужно сделать и что наиболее важно. Теперь вы - хорошо отлаженная машина для повышения производительности!

    Что нужно для успеха с GTD в 2019 году

    Getting Things Done впервые вышел в 2001 году, а это значит, что Дэвид Аллен писал в то время, когда не было смартфонов, Slack и безостановочного цифрового отвлечения. Хотя принципы GTD по-прежнему применимы, мир, в котором мы живем, кардинально изменился.



    Итак, что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что вы сможете успешно внедрить GTD в 2019 году?

    1. Не останавливайтесь перед выбором: За последние два десятилетия произошел бум программного обеспечения, и легко подумать, что вам нужно найти «идеальный» инструмент для GTD. Но правда в том, что идеальный инструмент - это то, что работает для вас . Попробуйте ручку и карандаш. Или, если вы хотите иметь больше возможностей и лучше организовать свои задачи, используйте инструмент управления проектами, такой как Planio!

    2. Создайте систему для электронной почты: Электронная почта может отбить нас от наших продуктивных задач, как ничейный бизнес, и в наши дни необходимо иметь возможность добавить электронную почту в вашу систему GTD.Это может означать обработку вашего почтового ящика за день до еженедельного обзора (чтобы вас не перегружали) или выделение нескольких раз в неделю, чтобы попасть в нулевой почтовый ящик.

    3. Начните с малого и создавайте оттуда: Поскольку все конкурирует за ваше внимание, может показаться невозможным даже начать работу с чем-то вроде GTD. В этом случае попробуйте минимальную версию, просто запечатлев кучу задач и идей для одной части вашей жизни, прояснив и упорядочив ее.

    4. Не отвлекайтесь на еженедельный обзор: Вы упадете с повозки GTD, если ваши еженедельные обзоры затянутся слишком долго. Один из способов быстро пройти через это - не отвлекаться. Положите телефон в другую комнату, установите компьютер в режим «Не беспокоить» и используйте какой-нибудь блокировщик отвлекающих факторов, чтобы не отвлекаться на социальные сети или YouTube.

    5. Вознаградите себя, чтобы помочь выработать привычку к GTD: Если говорить об этом, GTD - это просто набор привычек, которые вы развиваете с течением времени.И, как и в случае с любой другой привычкой, единственный способ закрепиться - это если вы видите результаты и чувствуете, что они вознаграждены. Хотя технически система сама по себе является наградой, на ранних этапах вы можете захотеть соединить ее с чем-то еще, что вам нравится (например, вкусным кофе во время еженедельного обзора), чтобы сохранить приверженность.

    Программное обеспечение для управления проектами понравится всем в вашей команде.

    Системы повышения производительности не должны быть сложными

    Существуют всевозможные системы, которые люди используют, чтобы работать более продуктивно.Но самое замечательное в "Getting Things Done" - это то, насколько это просто. Захватить. Уточнить. Организуйте. Размышляйте. Вовлекайтесь. Это оно.

    Вместо набора жестких правил или сложных «хаков», GTD разработан для адаптации к вашей жизни. Это другой способ думать о продуктивности, который фокусируется на том, чтобы дать вам пространство для размышлений, сосредоточения внимания и работы над тем, что для вас важно, , без стресса.

    .

    Пора выйти из GTD и уменьшить размер вашей системы

    Если вам нравится продуктивность, я предполагаю, что вы знаете, что такое GTD. На этот раз я расскажу вам, почему вам следует покинуть из GTD. Многие люди работали вокруг этой методологии с точки зрения внешней игры, а не работали над своей внутренней механикой. GTD - не лучший способ для этого. Когда вы начинаете работать над поверхностными причинами, по которым вы не получаете результатов, вы в конечном итоге разочаровываетесь и в конечном итоге отказываетесь от системы.Какой бы ни была эта система. Будь то тренировки, диета, это не имеет значения. Потому что уловки и системы - всего лишь повязка на реальную рану производительности.

    Как другие люди относятся к Системам и ГТД

    Вот что происходит, когда вы переусердствуете. Когда беспорядок в системе накапливается, и вместо того, чтобы помочь вам, он начинает причинять вам боль.

    1. Почему я ушел из GTD - В этой статье рассказывается об ориентации на деятельность, динамике построения списка и чувстве вины, которое мы испытываем, когда что-то исключили из списка.

    2. 26 причин не использовать GTD - Некоторые из этих пунктов недействительны, но указали мне на некоторые хорошие направления и недостатки GTD.

    3. BFD и GTD - Когда жизнь начинает усложняться, вы не можете упростить, добавив больше вещей, вместо этого убирая и делая только то, что важно. Чистый пример того, как сводить себя с ума.

    Хотя система GTD работает для некоторых людей, возникает вопрос, действительно ли эти люди более продуктивны? Достигают ли они целей в своей жизни быстрее, чем вы? Действительно ли система помогает им добраться туда, куда они направляются? Чтение GTD без надлежащего руководства со стороны кого-то, кто может привлечь вас к ответственности и объяснить, с чего начать, оставит вас в замешательстве, разочаровании, и, если вы достаточно долго возились со своей системой, это оставит вас УСТАВНЫМ, без каких-либо работа сделана.

    Так работает ли GTD?

    Ну и да, и нет…

    Без Система лучше, чем система, отнимающая у вас время и силы. Система просто кажется простым способом позволить себе откладывать дела, которые вам действительно следует делать. И это проблема, с которой сталкиваются многие новички. Они связываются с книгой, думают, что нашли святой Грааль продуктивности, идут туда, покупают повестку дня, покупают степлеры или сходят с ума и получают полный набор OmniFocus, только для того, чтобы все это собирало пыль на столе или жестком диске.

    На самом деле это часть маркетингового хода Дэвида Аллена и компании. Они создали что-то действительно надежное, что никто не будет использовать в реальных условиях, создав «дисциплину», которая потребует от вас, чтобы кто-то другой реализовал это для вас, получил коучинг и так далее… И они были «черными поясами» системы, а также создатель ее были бы абсолютно лучшими учителями. Да и дерьмо не надоедает. Используйте свой здравый смысл.

    Вы действительно хотите, чтобы дела были выполнены, или вы хотите приобрести хобби по организации своей жизни в «контекстах», календарях, приложениях для управления задачами… Вы «делаете» продуктивно или продуктивно? Будьте честны с собой.

    Так почему же люди терпят неудачу, пытаясь внедрить какую-либо систему?

    По той же причине, по которой люди бросают множество вещей в своей жизни, потому что им не хватает последовательности. Это тот же пример, что и человек, который начинает тренироваться. Он платит за абонемент в тренажерный зал премиум-класса, он начинает тяжело подниматься каждый день, а завтра просыпается больным, а потом говорит, что ЭТО НЕ ДАЕТ НИКАКИХ РЕЗУЛЬТАТОВ!

    Вы знаете, о каких людях я говорю. Один из тех, кто никогда не прилагал достаточно усилий, чтобы понять, как все работает, и пытается все подтолкнуть к мотивации, и когда первоначальный прилив положительных эмоций исчезает, они просто терпят крах.Но все мы в какой-то момент своей жизни поступали так. Это просто человек в нас!

    Но это не вина людей, это вина самой системы. Потому что для большинства людей это просто неприменимо. Период.

    Но есть исправление для систем…

    Основываясь на моем личном опыте, а также на многочисленных друзьях и клиентах, которых я научил вести более продуктивный образ жизни, я обнаружил, что решение проблемы аналогично подходу, который я применяю в тренажерном зале.

    Решение этой проблемы называется уменьшением размера . Идея уменьшения размеров пришла из минимализма. Зачем использовать вещи, в которых вы не находили необходимости? Нужна ли нам вообще система или нам просто нужны хорошо структурированные ритуалы, которые мы проводим в течение дня?

    Для тех людей, которые решают сотни небольших задач в течение дня, система может быть обязательной, иначе они бы забыли. Программисты используют системы наилучшим образом. Для них я уменьшил размер GTD и перепрограммировал его назначение.Он называется CORE. И если вы не столкнулись с корпоративной драмой, я не хочу, чтобы вы ее читали. Это просто не для тебя. Вы можете отлично справиться, собирая свои вещи в Evernote.

    Система поставляется после…

    большая работа . И большая работа начинается в вашей голове . Ваш умственный подход должен измениться. Дэвид Аллен винит в этом людей, говоря, что их система либо не доступна: текущая, согласованная или контекстно-доступная.

    Из того, что я видел, это то, что у людей слишком много информации на своей тарелке, и им не хватает указаний, с чего начать.Прежде всего, мы с вами не Дэвид Аллен, и мы буквально ничего не знаем о контекстах, и мы далеки от согласованности. Итак, как нам начать внедрять систему, которая требует последовательности, если мы никогда раньше не практиковали последовательность в своей жизни?

    Итак, нам нужно вернуться к основам.

    Это подводит нас к выводу…

    GTD написано не для вас . Он написан для «левополушарных» людей, которые уже обладают сильной структурой в своей жизни, и GTD добавляет им еще один уровень власти и контроля в процессе принятия решений.

    Это будет ИДЕАЛЬНО для людей, которые преимущественно логичны. Я приведу вам пример этого. Мой друг Вукасин - программист, очень рациональный человек. Один из самых умных людей, которых я знаю. Когда я сказал ему использовать OmniFocus для выполнения своих задач, он сделал все это сам, даже не читая GTD и не следуя моим советам. Он разделил свои рабочие проекты, добавил проект для «личного», и все это с самого начала текло за ним. Программистам присущи знания о системах.Он разработал свой собственный за считанные часы.

    Система созвучна его ценностям последовательности, контекста и эмоций. Но вы супер-умный программист? Вы аккуратны и организованы вокруг того, что записываете? Я считаю, что мне повезло, если вы постоянно читаете список задач где-нибудь на своем компьютере.

    Итак, какова моя позиция по GTD?

    В конечном итоге я усвоил основные положения GTD, но я знал, что GTD недостаточно. Система работала, но я также «работал с системой» .Мне было проще запустить диспетчер задач и обработать почтовый ящик, сделать обзор (это моя любимая часть) и все вокруг, чем на самом деле делать свою работу.

    Но чего-то еще не хватало. А недостающим компонентом был я. Теперь, когда я вырос и по уши в продуктивности, я пришел к некоторым довольно интересным личным открытиям, которые не имеют ничего общего с системами. Весь этот прорыв был связан со мной и только мной.

    Итак, продуктивность начинается и заканчивается ВАМИ.Лечить прокрастинацию извне - то же самое, что лечить рак аспирином. Это просто не работает. Итак, какое простое решение?

    А если бы я начинал все сначала…

    … Я бы не стал тратить 2 минуты на GTD. Я бы сосредоточился на вещах, которые доказали свою эффективность. Вместо того чтобы следовать глубокой «системе», которая требует, чтобы вы изменились внутри себя, но подходить к ней извне с помощью различных техник и методов, почему бы не принять минималистичный подход?

    Итак, если вы новичок в производительности, вам следует начать с этого места:

    Избавьтесь от всего лишнего и сосредоточьтесь на трех вещах:

    • Определите свою «деятельность по зарабатыванию денег» - Проще говоря, определите, что приближает вас к вашим целям.Какая деятельность приносит наибольшие результаты? Обычно это занятие сопряжено с болью, и мы лечим «срочно», но неважно, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно.

    Избавьтесь от всей избыточности при ее определении. Разбейте вашу «ОСНОВНУЮ задачу» до костей. Как только вы узнаете, что это такое, понять, действуете ли вы в соответствии со своими целями или нет, станет намного проще. Все, что вам нужно спросить себя: «Занимаюсь ли я своей деятельностью, зарабатывающей деньги, или я болтаю?».

    • Сделайте привычку из своей «деятельности по зарабатыванию денег» . Да, как только вы знаете, что приносит результаты, вы делаете из этого повседневную привычку. Это часть твоего дня. Это то, что делается в первую очередь, а все остальное - на втором месте.

    Что бы ни происходило в моей жизни, я знаю, что сделал большинство вещей, которые планировал. Видите ли, как только вы знаете, какова ваша ежедневная задача, нет необходимости в планировании. Все, что вам нужно, - это повторяющееся напоминание, постоянно напоминающее вам, что вам нужно делать.Этот список со временем для меня рос, так что в значительной степени моя цель в выполнении задач стала частью моей повседневной жизни. Это секретный соус. Система, которую я использую в фоновом режиме, заботится обо всех второстепенных, менее важных вещах.

    Если бы я потерял свою базу данных OmniFocus, я бы не вспотел. Это заставит меня забыть о вещах, которые мне , скорее всего, вообще не нужно делать . В конечном итоге это упрощает вашу жизнь? Вы знаете, что нужно сделать, и делаете все, что угодно, но главное - это создавать трения и избыточность.

    В моем случае это пишет. Я хочу стать лучшим писателем в мире, и я стараюсь писать и публиковать ЕЖЕДНЕВНО. Все остальное идет после этой цели.

    • Развивайте и совершенствуйте свой исходный код - Я уже писал о силе исходного кода и о том, какое влияние он оказал на мою жизнь. Теперь, когда вы знаете, какова ваша основная задача, вы можете смело включать ее в свою систему ценностей.

    В конце концов, Исходный код - это простой личный документ, напоминающий мне о моих самых важных ценностях и их соотношении с ПОЧЕМУ Я делаю, что делаю.Благодаря ему мой мир выровнен и наклонен в том направлении, которое я запланировал ранее.

    Когда вы связываетесь со своей миссией и целью в жизни на личном уровне, ваш исходный код помогает вам оставаться в курсе того пути, который вы выбрали. Мой исходный код обычно сопровождается Сонником, который является моим окончательным ориентиром, для кого я хочу стать и к чему я хочу прийти в конечном итоге.

    Заключение

    В конечном счете, лучшие решения для повышения производительности - персональные.Всегда есть что-то, что оттачивает наши механизмы, и не существует универсального подхода. Вот почему мои три шага ориентированы на вас и связаны с ВАШИМИ СОБСТВЕННЫМИ потребностями. Не потребности системы или необходимость делать что-то, что создает трения.

    Трехэтапный план действий

    1. Выделите от 15 до 30 минут своей жизни, чтобы узнать, что является вашей самой важной задачей, и определить ее процесс. Подумайте, какие чувства вызывает эта задача, признайте свои эмоции, а не подавляйте их.
    2. Сделайте из этого занятия привычкой. Потратьте 60–80 дней на то, чтобы выработать привычку, чтобы она заставила вас придерживаться. Наполните себя мотивацией в тот день, когда вы не в отпуске, найдите абсолютный способ выйти и делать это, пока он не станет частью вас.
    3. Запишите ценности, которые определяют вас, и смешайте их со своими целями, чтобы создать мощный личный исходный код. Это займет у вас не более 30 минут. Сделайте это частью своего утреннего ритуала.

    Что вы думаете о системах? Как вы думаете, они необходимы, или они абсолютно необходимы в наши дни? Ваше мнение приветствуется в комментариях!

    .

    Как я научился меньше сосать в GTD (Система, заставляющая это прилипать)

    Как и многие, я слишком много раз пытался следовать знаменитому методу повышения производительности Дэвида Аллена «Как добиться успеха» или GTD.

    Я мог бы поддерживать свою систему GTD пару недель, может быть, даже пару месяцев, если у меня мало что происходит. Может быть.

    Но мои списки дел неизбежно начинают меня пугать. Количество просроченных задач в моих проектах Todoist постепенно приближается к панике.

    При 50 просроченных задачах я закрываю Todoist на своем Mac, чтобы не видеть количество вещей, которые я делаю , а не каждый раз, когда открываю свой компьютер. Я перестаю проверять свои дела на телефоне. После этого я начинаю игнорировать мои повторяющиеся задачи, что только усугубляет ситуацию.

    В конце концов - после большого количества вины и пропущенного срока или двух - я достигаю предела. Я сажусь и провожу несколько часов, набрасывая все мои открытые задачи в диспетчер задач, назначаю и перенося даты, добавляя все свои контекстные метки, как хороший GTDer.

    Пройдя через этот стрессовый цикл в который раз, я наконец начал спрашивать себя, что я делаю не так. Почему я не могу поддерживать GTD дольше месяца? Что я могу с этим поделать?

    Проблема с большинством советов GTD, которые я нашел, заключается в том, что они написаны людьми, которые от природы довольно хорошо умеют жить вместе. Им может понадобиться совет, чтобы настроить свой рабочий процесс здесь или там, но по большей части они уже организованные и продуктивные люди.

    Я аплодирую этим людям. Я восхищаюсь этими людьми. Я хотел бы быть такими людьми. Но я не (пока).

    Тем не менее, я отказываюсь верить, что я каким-то образом в корне неспособен довести дело до конца. Поэтому я решил написать этот пост с советами о том, как использовать GTD для тех из нас, кто упустил ген естественного наличия всей вашей жизни вместе.

    Getting Things Done (крайне сокращенная версия)

    Основная идея GTD состоит в том, чтобы записать все ваши открытые циклы - каждый отдельный проект или задачу, за которые вы чувствуете ответственность - в системе, не связанной с вашей головой.Он может быть на бумаге, в цифровом формате или в сочетании того и другого - это не имеет значения, если он содержит ВСЕ дела, которые волнуют вас.

    Затем пройдите и удалите все задачи, которые больше не актуальны, и делегируйте все, что можете. Для всего, что осталось, определите один следующий, конкретные действия, которые необходимо предпринять, чтобы продвинуть каждый проект вперед. Запишите это в свой список дел.

    (Конечно, это чрезмерное упрощение. Если вы серьезно настроены стать более организованным и продуктивным, я настоятельно рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена Getting Things Done для получения дополнительной информации.)

    Есть твердые научные доказательства, подтверждающие когнитивные преимущества GTD. Наш мозг невероятно хорош для сосредоточения на всех проектах и ​​задачах, которые мы оставили незавершенными (см. Эффект Зейгарник). Составление плана действий успокаивает ту часть нашего мозга, которая постоянно напоминает нам о том, что нам нужно делать. Это также увеличивает вероятность того, что мы действительно выполним наши планы.

    GTD обещает помочь нам справиться с нашей хаотичной жизнью, сделать больше за меньшее время и с меньшим стрессом, если мы просто будем следовать нескольким простым правилам.Это похоже на волшебство.

    Систему GTD более или менее легко обслуживать, когда дела не слишком загружены. Но как только наша жизнь становится насыщенной (а так бывает всегда), мы позволяем одной просроченной задаче становиться 5, затем 10, затем 100+. Мы отказываемся от системы тогда, когда она нам больше всего нужна.

    После долгих исследований и экспериментов я сократил решение до двух (всего двух!) Простых изменений, которые помогли мне придерживаться GTD:

    Совет № 1 Научитесь любить свои еженедельные обзоры

    «Если вы не делаете обзор, вы не делаете GTD.”- Дэвид Аллен

    Один из важнейших элементов GTD, который я - и я подозреваю многие другие - упускаю из виду, - это Weekly Review.

    Использование драгоценного времени для анализа, систематизации и расстановки приоритетов может показаться бессмысленным, когда вы чувствуете себя перегруженным своей рабочей нагрузкой, но это ключ к долгосрочным, снимающим стресс преимуществам GTD.

    (Редактор Lifehacker и пользователь Todoist Алан Генри написал фантастически подробное руководство о том, как на самом деле сделать эффективный еженедельный обзор.)

    В прошлом, когда мои просроченные задачи начинали накапливаться, я просто избегал своих списков задач, пока они не выходили из-под контроля. Не лучшая долгосрочная стратегия.

    Итак, я начал использовать объединение искушений, чтобы помочь мне перестать избегать списков задач.

    Temptation bundling - это стратегия формирования привычки, которая объединяет то, что вы должны делать, , с тем, что любите, делать. Например, если вы хотите больше тренироваться, слушайте свою любимую аудиокнигу, только когда идете на пробежку.Исследования показали, что объединение соблазнов - удивительно эффективный способ заставить себя делать то, чего вы обычно избегаете - например, просматривать свой переполненный список дел.

    Каждое воскресное утро я хожу в свою любимую кофейню и заказываю большую кружку сезонного латте. Я провожу час, анализируя то, что я сделал за неделю до этого, и организовываю свои задачи - личные и связанные с работой - на предстоящую неделю. Затем я сажусь и читаю свою последнюю книгу для развлечения. Простое совмещение моего еженедельного обзора с другими делами, которые я люблю делать, заставляет меня с нетерпением ждать его каждую неделю.

    Наличие организованного списка дел и ясности в отношении того, над чем мне нужно работать в начале недели, дает мне гораздо больше шансов постоянно проверять свой список дел в течение дня - что, как оказалось, очень важно. часть составления списков дел действительно работает.

    Итак, идете ли вы в кофейню по соседству, свернетесь калачиком в любимом кресле, выйдете в парк, сядете с любимым десертом, перед просмотром любимого шоу или чтением отличной книги - найдите способ влюбиться с вашим временем еженедельного обзора.Это будет иметь большое значение, чтобы помочь вам поддерживать вашу систему GTD в долгосрочной перспективе.

    Но развития привычки еженедельного обзора недостаточно, чтобы укротить ваши списки задач GTD, что приводит меня к критическому изменению № 2…

    Совет № 2 Безжалостно расставляйте приоритеты, а затем сокращайте еще несколько

    Когда я сажусь за спланировать свою неделю - на безопасном расстоянии от реальной работы - я склонен думать, что я Супер женщина.

    Я могу взяться за десять проектов одновременно и проделать потрясающую работу над всеми из них.С закрытыми глазами. Назад. Пока летел. И при этом выспаться и регулярно заниматься спортом.

    Тогда фактически начинается неделя, и мне приходится признать тот факт, что я не супер женщина.

    В конечном итоге я разочаровываюсь и боюсь списка дел, который изначально был нереальным.

    Затем я прочитал книгу Грега МакКоуна «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему», и она полностью изменила мой подход к еженедельным обзорам. По словам Маккеуна:

    Эссенциализм не о том, как добиться большего; речь идет о том, как делать правильные вещи.Это не значит, что нужно просто делать меньше ради меньшего. Речь идет о том, чтобы максимально разумно вложить свое время и энергию, чтобы работать с максимальной отдачей, делая только то, что необходимо.

    При принятии решения о том, на что вы должны потратить свое время и энергию, следует помнить две вещи:

    Мы, люди, действительно ужасно умеем оценивать, сколько времени и ресурсов потребуется для выполнения задачи или проекта. Мы все поддаемся заблуждению планирования, недооценивая, сколько времени нам нужно, чтобы достичь цели.Когда вы планируете свой рабочий график - ежедневный, еженедельный или ежемесячный - всегда включайте достаточное время буфера.

    Все, что вы добавляете в свой список дел, имеет альтернативные затраты времени и энергии, которые вы могли бы потратить на что-то другое. Ваше время и энергия - конечные ресурсы. Как только вы их израсходуете, они исчезнут. Вы больше никогда их не увидите. Это означает, что любой новый проект, за который вы беретесь, связан с двумя расходами: время и энергия, которые потребуются вам для реализации проекта и , независимо от другого проекта, задачи или деятельности, которыми вы жертвуете, чтобы освободить место для нового проекта.

    Мне нравится метафора размышлений о своем времени и энергии как о стеклянной банке с мармеладом. Собирать все больше и больше желейных бобов - это здорово, но наступает момент, когда вы больше не можете поместиться в банку, не раздавив часть уже полученных желейных бобов (что просто грустно) или вынув часть из них.

    Об этом легко забыть, когда пытаешься быть хорошим GTDer. Слишком часто мы начинаем измерять продуктивность по тому, сколько задач мы отметили в наших списках.Мы не торопимся, чтобы остановиться и спросить себя, действительно ли это те вещи, над которыми мы действительно хотим работать.

    Вот четыре вещи, которые я сейчас стараюсь держать в уме во время моего еженедельного обзора и на протяжении всей моей рабочей недели:

    1. Просто потому, что вы включили это в свой список дел, не означает, что вы должны сделай это. Обстоятельства меняются быстро. Сегодняшняя динамичная рабочая среда требует от нас быстрой адаптации. Иногда это означает отказ от проекта в пользу того, который окажет большее влияние.Можно удалить задачу, чтобы освободить место для чего-то более важного.

    2. Просто потому, что кто-то просит вас что-то сделать, не означает, что вы должны сказать «да». Мы все хотим быть командными игроками, но каждый раз, когда мы говорим «да», мы еще меньше тратим драгоценное время и энергию. Это совет, с которым мне труднее всего. Две стратегии, которые предлагает МакКаун, оказались для меня особенно полезными:

    • Если ваш начальник просит вас взяться за проект, и вы чувствуете, что не можете сразу отказаться, используйте вместо этого эту строку: « Да.Что мне следует исключить из приоритета вместо ? » Это заставляет вашего менеджера учитывать ограничения вашей текущей рабочей нагрузки и альтернативные издержки нового проекта.
    • Если вам (как и мне) очень трудно сказать «нет» прямо, скажите: « Позвольте мне проверить свой календарь и вернуться к вам. »Это дает вам возможность подумать, что на самом деле повлечет за собой обязательство, и репетировать вежливый способ сказать« нет ».

    3. То, что это звучит как крутой проект или отличная возможность, не означает, что вы должны этим заняться. Страх упустить (FOMO) часто заставляет нас говорить «да» слишком многим привлекательным возможностям. Найдите минутку, чтобы сделать шаг назад и по-настоящему подумать о возможных издержках, связанных с их решением. Как сказал спикер TED Дерек Сиверс: «Больше нет, да. Либо АД ДА! Или нет ».

    4. Можно перенести сегодняшние задачи на завтра, или позже на неделе, или просто когда-нибудь / может быть. Раньше я думал, что изменение расписания задач, чтобы попасть в нулевой почтовый ящик в конце дня, было обманом.Конечно, всем нам нужны крайние сроки, чтобы не терять ответственности, но невозможно все время делать по плану. Когда вы не позволяете себе перенести расписание, у вас остается 48 просроченных задач (см. Снимок экрана выше). Когда вы избегаете диспетчера задач из-за чувства вины и беспокойства, это никому не приносит пользы. Отмечайте то, чего вы достигли, и составляйте новый план каждый день и неделю.

    Если вы дочитали до конца этого поста, скорее всего, у вас были те же проблемы, что и у меня с поддержкой системы GTD.(Я, конечно, надеюсь, что я не один.) Итак, вот что я хотел бы, чтобы вы пригласили вас сделать:

    Оставьте комментарий ниже, указав 1) свою запись о наиболее просроченных задачах, которые у вас были в вашем диспетчере задач выбор (у меня 72!) и 2) одно, что вы попытаетесь сделать, чтобы сделать вашу систему GTD более устойчивой.

    И если у вас есть какие-нибудь отличные стратегии по использованию вашей системы GTD, пожалуйста, опубликуйте их тоже!

    .

    Смотрите также